PacoGestion des entreprises qui interviennent chez vous
Chaque entreprise que vous utilisez, ce qu'elle fait pour votre hôtel, et à quelle vitesse elle répond. Paco rédige les demandes et les envoie depuis votre propre boîte, à votre nom, après votre oui ou selon une règle que vous avez posée. Après une semaine de silence, une relance à approuver. Puis, si personne ne répond, les faits vous reviennent.
Chaque entreprise que vous utilisez, sur une fiche
Vous tenez la liste des entreprises qui interviennent : inspections, entretien, réparations. Chaque fiche porte ses métiers (une entreprise peut en avoir plusieurs), ses contacts, sa prochaine visite, les courriers en cours et l'historique des rapports. Une entreprise inactive reste visible, sans être proposée pour un nouveau travail.
- Une fiche par entreprise, active ou inactive
- Assurance, licence, certification : la page montre d'abord ce qui expire dans les 90 jours
- Une assurance expirée arrête tout courrier vers l'entreprise
- L'historique regroupe rapports, e-mails et demandes envoyées
- Seules les entreprises de votre liste peuvent recevoir un courrier
Paco rédige la demande ; vous validez une fois
Le site, l'équipement, l'échéance, la référence du dernier rapport et le nom du technicien qui l'a signé : Paco les lit dans vos dossiers et les met dans le mail. Vous relisez, vous modifiez si besoin, et c'est ce texte-là, à l'octet près, qui part de votre boîte. Une entreprise qui répond pour demander une précision reçoit un brouillon de réponse, lui aussi à approuver.
- Envoyé depuis votre boîte, en votre nom, jamais depuis une adresse Paco
- Le texte validé est envoyé tel quel, sans modification ultérieure
- Uniquement vers une entreprise de votre liste
- Écrit dans la langue de travail du pays, quelle que soit la langue de votre écran
- Un courrier parti seul qui a posé problème se signale ; ce type de courrier se met alors en pause
Une semaine sans réponse, une relance à approuver. Puis une deuxième. Puis c'est à vous.
Sept jours sans réponse, Paco rédige une relance courtoise et vous la montre ; elle part quand vous dites oui. Sept jours de plus, une seconde. Après quoi il s'arrête et vous apporte le dossier : depuis quand, combien de relances, et ce qui reste à faire. Pendant tout ce temps, votre liste dit « en attente, 1 relance », pas « en retard ».
- Deux relances au plus, puis la demande vous revient
- Le silence d'une entreprise ne vous est jamais imputé comme retard
- Chaque envoi et relance génère un accusé de réception daté
Vous connaissez sa réactivité avant de la réserver
Chaque demande envoyée garde sa date, la date de la première réponse, le nombre de relances et la date promise face à la date demandée. Paco en tire, entreprise par entreprise, un délai médian de réponse, un taux de dates tenues et le nombre de relances qu'il faut. L'entreprise lente se découvre sur sa fiche, pas le jour du contrôle.
- Calculé à partir de vos demandes, jamais d'après un avis externe
- Une entreprise jamais sollicitée n'affiche aucun chiffre, pas un zéro
- Avec moins de deux demandes, la fiche indique « échantillon insuffisant » au lieu de trancher
Questions fréquentes
Paco peut-il envoyer sans me demander ?
Seulement selon une règle que vous avez posée. Un e-mail à une entreprise part de trois façons. Vous avez lu et approuvé ce texte-là. Ou vous l'avez demandé dans le chat, pour un contrôle déjà en retard d'après un document, vers une entreprise de votre liste, trois par jour au plus. Ou c'est un type de lettre (demande de visite, première visite, plusieurs contrôles en une visite, réparation) dont vous avez approuvé le texte exact une fois, réglé sur « quand je le demande » ou « de lui-même », pour les entreprises que vous avez choisies : celui-là n'attend pas un retard. Les relances, elles, attendent toujours votre oui. « Jamais » se dit aussi en un geste, et chaque envoi porte la règle qui l'a permis.
Que faire si l'entreprise répond par téléphone ?
Vous enregistrez la date dans vos dossiers, et la demande bascule en « planifiée ». Paco ne relance pas une demande dont vous avez dit qu'elle a une réponse.
