PacoÉquipe, tâches et documents du personnel
Votre équipe sur WhatsApp, les tâches internes de maintenance, et les titres de séjour avec leur date d'échéance. Paco briefe le bon collègue, rappelle si ça traîne, reçoit la photo qui prouve que c'est fait, et vous prévient avant qu'un titre expire. Ce qui bloque le dit, au lieu de passer pour oublié.
L'équipe est briefée sur WhatsApp, sans nouvelle appli
Un message à un collègue porte toujours un témoin : la tâche qu'un responsable a créée, la visite que vous avez approuvée, le contrôle dont vous avez confirmé la fréquence. Sans témoin, pas de message. Avec, par défaut, un rappel toutes les 48 heures au plus, trois par tâche, une semaine, puis c'est à vous ; ces délais se changent pour votre organisation. Chaque rappel porte le témoin qui l'a permis.
- Sur WhatsApp, depuis le numéro de Paco, une fois que la personne a lié son téléphone elle-même
- Ces messages partent seuls, sauf si vous avez choisi « me demander d'abord » ou mis Paco en pause
- Le collègue comme le responsable peuvent dire stop : chacun reçoit un accusé
- Jamais vers une entreprise extérieure : cela relève de l'autre processus, avec votre approbation
- Invitation par lien ou QR code ; chaque fiche montre le rôle, WhatsApp lié ou non, et les tâches ouvertes
Les tâches internes, pas seulement les remarques d'inspection
Une tâche de maintenance, une visite à préparer, une remarque de l'inspecteur à lever : tout passe par la même liste. Le technicien en attente d'une pièce l'indique. Le responsable qui repousse un travail aussi. Chaque état exige un motif, garde sa date, et n'est jamais confondu avec un oubli. Les rappels s'arrêtent pour celui qui a déjà dit pourquoi.
- « En attente de pièce » et « reporté » sont des statuts, pas des prétextes
- Un motif est obligatoire : sans motif, le statut est refusé
- Une tâche née d'une remarque garde sa preuve d'origine
L'équipe signale un problème comme elle envoie déjà un message
Une femme de chambre envoie un message et une photo sur WhatsApp, ou passe par la page « Signaler un problème ». Paco le trie et vous le présente comme un point à trancher. Une chambre inutilisable devient une proposition de la mettre hors service.
- Aucun formulaire à apprendre
- La photo reste jointe au signalement
- Rien ne devient une tâche sans votre accord
Les titres de séjour, avec la date avant qu'ils expirent
Là où votre pays délivre des titres de séjour pour le personnel, vous les tenez sur la même page que l'équipe : date d'échéance, renouvellement, document joint. Paco écrit aux responsables par e-mail à 90, 60, 30, 14 et 7 jours, puis le jour même. Vous êtes prévenus avant qu'un titre expire, pas après.
- Rappels par e-mail aux responsables, pas sur WhatsApp
- Renouvellement : nouvelle fiche, l'ancienne est remplacée
- Visible seulement quand votre organisation en a besoin
Une photo dit quand et où elle a été prise
Un collègue envoie une photo par WhatsApp, depuis l'application ou dans le chat ; les trois chemins passent par la même lecture. Paco relève, à la réception et une seule fois, ce que le fichier dit de lui-même : l'heure de prise de vue, la position, l'appareil, et une empreinte des octets. Une photo prise trois semaines avant le travail annoncé, ou ailleurs, ne ressemble plus à une photo prise sur place ce matin-là. C'est vous qui jugez ; Paco vous donne de quoi.
- Extrait des métadonnées du fichier, pas de l'heure d'envoi
- Une photo sans ces données l'indique : elle n'est pas rejetée pour autant
- La validation reste une décision humaine, jamais un mandat
Questions fréquentes
Mes employés doivent-ils installer une application ?
Non. Ils lient leur WhatsApp une fois, depuis leur propre téléphone, et Paco leur écrit là. Sans cette association, il ne leur envoie aucun message. Si un collègue n'a pas écrit à Paco depuis 24 heures, WhatsApp ne permet qu'un court message approuvé, comme une nouvelle tâche ou un rappel.
Les rappels de titre de séjour partent-ils sur WhatsApp ?
Non. Ils partent par e-mail aux responsables, aux dates 90, 60, 30, 14 et 7 jours, puis le jour de l'échéance. WhatsApp reste pour les tâches et les preuves photo de l'équipe.
Que se passe-t-il si la photo n'a pas de géolocalisation ?
La preuve indique « géolocalisation absente » et vous évaluez comme auparavant. Paco ne rejette pas une photo pour ce motif ; il refuse seulement de faire passer une donnée absente pour une donnée vérifiée.
Voyez un brief partir, une photo revenir, un titre suivi
L'équipe, les tâches et les documents du personnel, au même endroit.
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